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Tipps & Tricks – So bereiten Sie Ihr Webinar optimal vor

Expertentipps von der mbw

Die mbw führt pro Jahr für ihre Kunden zwischen 50 und 60 Webinaren durch.
Philip Schöttl, Technischer Leiter, spricht mit Redakteurin Janina Singer über die wichtigsten Tipps & Tricks zur Planung und Durchführung eines Webinars.

Webinare sind inzwischen so alltäglich geworden wie früher Meetings oder Präsenz-Schulungen. Dennoch müssen sich selbst erfahrene Redner und Coaches auf dieses Format einstellen. Der Erfolg steht und fällt mit einer optimalen Vorbereitung. Der technische Leiter der mbw GmbH, Philip Schöttl hat dafür wertvolle Tipps.

Janina Singer: Philip, als Experte für die Durchführung von Webinaren kannst du mir gleich mal eine ganz wichtige Frage beantworten: Wie schafft man es überhaupt, dass ausreichend Zuschauer an einem Webinar teilnehmen?

Philip Schöttl: Das ist ein sehr wichtiger Punkt, denn wenn niemand zuschaut, dann läuft selbst ein hervorragend geplantes Webinar im wahrsten Sinne des Wortes ins Leere. TV-Sender beispielsweise analysieren, welche Zuschauergruppen wann welches Programm am liebsten ansehen. Und genau das sollte man auch bei der Planung eines Webinars tun. Man muss seine Zielgruppe kennen und wissen, wann sich diese potenziellen Teilnehmer Zeit für das Webinar nehmen können bzw. wollen. Also beispielsweise sollte man ein Webinar für Lehrer nicht vormittags abhalten.

Das ist der perfekte zeitliche Rahmen für ein Webinar

Ein Webinar ist ja, im Idealfall, sehr interessant, aber auch anspruchsvoll und anstrengend. Gibt es einen Richtwert für die Dauer von Webinaren?

Pauschal kann man das nicht sagen, aber als Richtwert gilt, dass die Dauer eines Webinars ohne Pause eine Stunde nicht überschreiten sollte. Die Aufmerksamkeit der Teilnehmer wird sonst stark strapaziert. Wenn ein Webinar doch länger dauert, weil das Thema sehr komplex ist, empfehlen wir, eine kurze Pause von 15 Minuten einzubauen. In jedem Fall sollte man aber darauf achten, dass am Ende ausreichend Zeit für die Fragen aller Teilnehmer eingeplant ist. Das macht ein Webinar individuell und steigert die Zufriedenheit der Teilnehmer.

Wie schaffe ich es denn, in diesem Zeit-Rahmen auch wirklich zu bleiben?

Es ist empfehlenswert, sich einen Ablaufplan anzufertigen. Dieser sollte alle Texte zu den Folien umfassen, die präsentiert werden. Am besten nimmt man eine Stoppuhr zur Hand, um ein realistisches Gefühl für die Dauer zu bekommen. Noch besser ist es aber, sich bei einem Probedurchlauf selbst aufzunehmen, zum Beispiel mit einer Webcam, und die Zeit zu stoppen.

Die Tücken der Technik – mbw-Tipps für ein störungsfreies Seminar

Das ist sicher besonders bei Live-Webinaren wichtig, die es ja oft gibt. Welchen Vorteil siehst Du denn eigentlich in Live-Webinaren?

Ein Vorteil ist, dass abhängig von der Teilnehmerzahl, die Zuhörer aktiv, auch mit Wortmeldungen einbezogen werden können. Man kann auch eine Messagebox oder einen Chat zur Verfügung stellen, wo Fragen oder Anmerkungen live beantwortet werden können. Bei einem Live-Webinar können zudem Umfragen oder Votings durchgeführt werden.

Wichtig ist vor allem, dass wenn das Webinar in Echtzeit durchgeführt wird und dass die technische Infrastruktur perfekt ist. Diese sollte vor dem Start eingehend gecheckt werden. Nichts ist peinlicher und störender, als wenn die Technik nicht funktioniert.

Technik ist ein gutes Stichwort: Die meisten Webinare werden von einer PowerPoint-Präsentation begleitet. Worauf sollte man dabei achten?

Jeder Teilnehmer sollte die PowerPoint-Präsentation lesen können, auch an einem kleineren Laptop. Man sollte also vorher überprüfen, ob der Text groß genug ist und ob möglicherweise zu viel Text auf einer Folie steht. So eine Bleiwüste lenkt vom gesprochenen Wort ab, weil die Teilnehmer automatisch erst einmal die Folien durchlesen und während der Zeit abgelenkt sind. Am besten macht man sich Stichpunkte, die man dann verbal ausführt.

Moderne Green-Screen Technik der mbw belebt das Webinar

Jetzt kann man ein Webinar auch einfach am Küchentisch machen, aber worin siehst Du die Vorteile einer professionellen Umsetzung? Und insbesondere auch darin, mit einem Green-Screen zu arbeiten, wie es die mbw fast ausschließlich macht?

Da kommt wieder die PowerPoint-Präsentation ins Spiel. Diese steht bei den meisten Webinaren im Vordergrund und der Moderator oder die Moderatorin ist in einem kleinen Fenster zu sehen. Das nennt sich „Picture-in-picture“. Dieses Kamerabild kann aber manchmal Teile der Präsentation überdecken und ist nicht wirklich schön. Mit der Greenscreen-Technik ist es uns möglich den Moderator oder die Moderatorin neben der PowerPoint in einen virtuellen Raum zu legen. Man kann sich das so bisschen vorstellen wie beim Wetterbericht. Das verleiht dem Webinar einen modernen Look und schafft mehr Bezug zum Moderator oder der Moderatorin.

Gibt es noch weitere Dinge, auf die man achten sollte, beispielsweise im Hinblick auf Kleidung oder Schmuck?

Hinsichtlich der Kleidung rate ich, keine weiße, schwarze oder stark gemusterte Kleidung zu tragen. Auch Schmuck, der klappert oder baumelt, wirkt störend und lenkt die Zuseher ab. Ringe, Ketten und metallische Uhrarmbänder können störende Nebengeräusche verursachen. Also am besten keinen Schmuck tragen.

Und noch etwas ist wichtig: Wenn man viel spricht, wird der Mund schnell trocken. Darum sollten Getränke ohne Kohlensäure und ohne Milch auf einer weichen Unterlage bereitstehen. So können Geräusche beim Abstellen z.B. eines Glases vermieden werden.

mbw-Experte „So fühlen sich die Teilnehmer direkt angesprochen“

Was empfiehlst Du, wann das Webinar angekündigt werden sollte?

Wir von der mbw empfehlen, die Einladungen etwa 4 Wochen vor dem Webinar via E-Mail zu verschicken und drei Tage vor dem Termin einen Reminder an das Webinar zu versenden. Außerdem ist es immens wichtig, dass das Webinar zu dem angekündigten Termin pünktlich beginnt, so dass niemand warten muss.

Ein letzter guter Tipp?

Mir fallen sogar noch 3 Tipps für das perfekte Webinar ein:

  • Wenn das Webinar auch on-demand zur Verfügung gestellt werden soll, sollten zeitliche Bezüge vermieden werden. Vorausgesetzt, dass das inhaltlich möglich ist.
  • Der Blick des Moderators sollte immer in die Kamera und damit zu den Teilnehmerinnen und Teilnehmern gerichtet sein. So fühlen diese sich direkt angesprochen.
  • Sich auf das Webinar einstimmen, im wahrsten Sinne des Wortes. Durch lautes Sprechen kurz vor Beginn wird die Stimme aktiviert und klingt klarer und frischer.
Philip Schöttl, Technischer Leiter, Allrounder, vMix, Streaming, IMS, vSystem, Streaming, hybride Veranstaltungen, Filmredakteur

Ihr Ansprechpartner

Philip Schöttl
Technischer Leiter

+49 89 551 78-512
philip.schoettl@mbw-team.de

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