Die Organisation einer Hauptversammlung ist eine ganz besondere Herausforderung. Die Aktionärsversammlungen müssen nicht nur reibungslos ablaufen, sondern auch höchste Sicherheits-, Compliance- und Technikstandards erfüllen.

Das Konferenzzentrum im Haus der Bayerischen Wirtschaft in München ist bundesweit die meistgebuchte Location für Hauptversammlungen*. Wir als mbw haben immer wieder die ehrenvolle Aufgabe, uns um die Organisation dieser anspruchsvollen Veranstaltungen zu kümmern. Ein besonderer Fokus liegt dabei auf der Einhaltung aller Vorgaben.

Hauptversammlungen erfolgreich organisieren – so geht's

Im Vergleich zu klassischen Kongressen oder Konferenzen müssen bei einer Hauptversammlung verschiedene rechtliche und organisatorische Besonderheiten berücksichtigt werden. Hauptversammlungen börsennotierter Unternehmen unterliegen laut Aktiengesetz (AktG) strengen gesetzlichen Vorgaben. Es gibt genau regulierte Strukturen, Fristen und Abläufe. Einige wichtige Punkte sind:

• Fristen und Einladungspflichten: Aktionäre müssen rechtzeitig und formal korrekt eingeladen werden.
• Die Hauptversammlung muss an einem Kalendertag abgeschlossen sein, sie muss also bis 23:59 Uhr geschlossen werden.
• Abstimmungsverfahren: Die Stimmrechte müssen korrekt erfasst und ausgezählt werden – ob vor Ort, digital oder per Vollmacht.
• Dokumentationspflichten: Beschlüsse müssen gerichtsfest protokolliert werden, etwa mit Videoaufzeichnungen oder Live-Protokollen. Es muss ein Teilnehmerverzeichnis erstellt werden, das namentlich jeden Teilnehmer inklusive seines Wohnorts und des Gesamtbetrags der vertretenen Aktien enthält.

 Höchste Sicherheit erforderlich

Auch im Hinblick auf digitale oder physische Bedrohungen gibt es bei einer Aktionärsversammlung viel zu beachten. Daher ist eine durchdachte Sicherheitsstrategie nötig. Folgende Punkte sind dabei wichtig:

• Penible Zugangskontrollen einschließlich Akkreditierung und Identitätsprüfung: Nur berechtigte Personen dürfen Zutritt erhalten. Verlässt ein Aktionär die Versammlung, muss auch das dokumentiert werden.
• Schutz vor Protesten oder Störern: Bei einer HV können auch kontroverse Themen zur Sprache kommen, die Aktivisten auf den Plan rufen. Professionelle Sicherheitsdienste und Evakuierungskonzepte sind daher essenziell. Sicherheitsschleusen können sicherstellen, dass keine verbotenen Gegenstände mitgebracht werden.
• Notfall- und Krisenmanagement: Evakuierungspläne, medizinische Notfallversorgung und Kommunikationsstrategien für Krisensituationen müssen vorab definiert sein.
• Manipulationssichere Abstimmungssysteme: Online-Votings müssen sicher verschlüsselt und vor unbefugtem Zugriff geschützt sein.
• Schutz vor Hackerangriffen: IT-Sicherheitsteams müssen vorab das System auf etwaige Schwachstellen prüfen und die Systeme vor Cyberattacken schützen.
• Daten- und Vertraulichkeitsschutz: Aktionärsdaten sind hochsensibel und unterliegen strengen Datenschutzvorgaben. Sie müssen mit äußerster Vertraulichkeit behandelt werden.

Technische Anforderungen – essenziell für den Erfolg der HV

Eine gut funktionierende Technik ist bei jeder Veranstaltung wichtig. Bei einer Hauptversammlung kommt ihr jedoch eine noch größere Bedeutung zu. Es ist wichtig, dass alle Aktionäre jederzeit genau verstehen, was gesagt wird. Dafür muss jederzeit eine umfassende Beschallung gewährleistet sein. Auf diesen Aspekt sollte daher bei der Planung ein besonderes Augenmerk gelegt werden.

Hauptversammlungen finden teilweise auch hybrid statt. Auch dafür müssen einige technische Aspekte sorgfältig geplant werden. Dazu gehören:

• Hochwertige Livestream-Technik: Eine störungsfreie Übertragung für Online-Teilnehmer ist essenziell.
• Interaktive Tools für Wortmeldungen und Fragen: Digitale Fragerunden müssen kontrolliert moderiert werden, um Missbrauch zu verhindern.
• Barrierefreiheit: Untertitel, Gebärdensprachdolmetscher und mehrsprachige Übertragungen sind für internationale Investoren wichtig.
• Ein technischer Notfallplan: Backups und Fallback-Lösungen sollten Teil jeder HV-Planung sein.

Logistik und Teilnehmermanagement

Die Anzahl der Teilnehmer bei einer Hauptversammlung kann stark variieren – von wenigen Dutzend bis hin zu mehreren Tausend. Eine effiziente Organisation ist entscheidend, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen.

• Raumplanung und Sitzordnung: Aktionäre, Vorstände, Aufsichtsräte und Gäste müssen entsprechend ihrer Berechtigungen platziert werden. VIP-Bereiche und Pressezonen sollten klar abgegrenzt sein.
• Anreise- und Zugangskonzept: Je nach Standort sind Parkmöglichkeiten, Shuttleservices oder spezielle Sicherheitskontrollen nötig.
• Catering und Verpflegung: Bei langen Veranstaltungen sind angemessene Pausen- und Verpflegungskonzepte ein wichtiger Faktor.

Fazit: HV-Planung ist nichts für schwache Nerven

Bei der Organisation einer Hauptversammlung geht es weniger um kreative Konzepte, sondern mehr um eine sehr präzise Planung und die genaue Einhaltung von zahlreichen Regeln, über die dieser Blog nur einen groben Überblick geben kann. Es ist daher ratsam, mit einem professionellen HV-Dienstleister und einem erfahrenen Location-Anbieter zusammenzuarbeiten.

*HV-Magazin 04/2024