Email

Desk-Sharing – geteilte Tische, doppeltes Team-Feeling

Wie die mbw Desk-Sharing softwaregestützt umsetzt

Gerahmte Familienfotos auf der einen Seite, ein Deko-Tier auf der anderen und auf den Monitorfüßen kleine Glücksbringer und Selbstgebasteltes von den Kindern. So oder so ähnlich sehen viele typische Schreibtische in Büros aus, wenn die Teammitglieder an festen Arbeitsplätzen sitzen. Gemütlich und heimelig. Allerdings auch ziemlich unordentlich und eher wenig professionell.

Leerer Schreibtisch mit zwei Monitoren und Tastatur drauf. Laptop anschließen und losarbeiten – das ist seit April 2022 Realität bei der mbw. Denn seit diesem Zeitpunkt gibt es bei uns Desk-Sharing. Heißt: Niemand hat mehr einen festen Arbeitsplatz. Alle Plätze stehen allen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen frei. Über eine Software wird jeweils im Vorfeld ein Platz gebucht, die wenigen persönlichen Gegenstände werden abends in einer Kiste verstaut. 

Gut organisiert dank Desk-Sharing-Software

Das Prinzip ist einfach: Durch Homeoffice, Dienstreisen, Krankheiten und Urlaube ist praktisch nie das ganze Team vor Ort. Anstatt die Tische der Abwesenden an diesen Tagen ungenutzt zu lassen, werden sie von anderen Kolleginnen oder Kollegen in Beschlag genommen. Auch wenn es weniger Arbeitsplätze als Teammitglieder gibt, findet so im Normalfall jeder einen Platz.

Wenn sich ein Unternehmen für Desk-Sharing entscheidet, gibt es zwei Möglichkeiten der Umsetzung: Entweder das Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“. Die „frühen Vögel“ im Team haben dann die freie Auswahl zwischen den Arbeitsplätzen. Wer später kommt, muss sich dort hinsetzen, wo noch frei ist. Oder man arbeitet mit einem digitalen Buchungssystem. Für diese Variante hat sich die mbw entschieden und nutzt dafür die Desk-Sharing-App „Deskbird“. „Beim Prinzip ‚wer zuerst kommt‘ weiß man nie, wer im Büro sein wird“, erklärt Geschäftsführerin Caroline von der Marwitz. „Ich wollte eine professionelle Lösung, die Spaß macht und keinen Frust verursacht. Niemand möchte ins Büro kommen und erst mal nicht wissen, wo er sitzt und ob er überhaupt einen Platz hat“. Auch hat die Chefin so stets den Überblick über die Auslastung und kann sehen, welche Arbeitsplätze generell häufig und welche weniger gebucht werden.

Das Abteilungsdenken wird aufgelöst

Die Idee zum Desk-Sharing entstand bei der mbw aus der Not heraus. „Aufgrund von Umbaumaßnahmen, mussten wir auf einen Teil der Räume verzichten“, erinnert sich Caroline von der Marwitz. „Wir hatten dadurch auf einmal weniger Plätze als Mitarbeiter“. Die klassische Ausgangssituation fürs Desk-Sharing war damit gegeben und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gefällt‘s!  Victoria Dennemark ist erst seit Kurzem bei der mbw und findet, gerade auch deshalb, das Desk-Sharing gut. „Man lernt so die Leute viel schneller kennen“, sagt sie. „Schließlich hat man immer mal wieder einen anderen Sitznachbarn“.

Kollegin Karen Just war dagegen schon bei der Umstellung auf Desk-Sharing im Team und hat den Wechsel mitgemacht. Schwer gefallen ist ihr das nicht. Im Gegenteil! „Es ist super flexibel“, freut sich die Account- Managerin. „Gut ist, dass man sich immer mit den Kolleginnen oder Kollegen zusammensetzen kann, mit denen man gerade an einem Projekt arbeitet“. Zudem werde das Abteilungsdenken aufgelöst, man tausche sich eher mit anderen Bereichen aus und das Miteinander insgesamt werde durch das Desk-Sharing gestärkt, so Just.

Desk-Sharing hat Vor- und Nachteile

Auch wenn die mbw-Mitarbeiter hinter dem Desk-Sharing stehen, hat das Konzept auch Nachteile. Unternehmen sollten die Pro- und Kontra-Argumente sorgfältig abwägen.

Kosten-Ersparnis

Es genügen kleinere Büroräume. Das senkt Miet- und Energiekosten.

Mehr Professionalität

Die Schreibtische sind aufgeräumter und weitgehend frei von persönlichen Gegenständen.

Wohlbefinden der Mitarbeitenden

Mehr Entscheidungsfreiheit und Flexibilität fördern die Zufriedenheit. Es besteht zudem nicht die Gefahr, dauerhaft einen Sitznachbarn zu haben, mit dem man sich nicht optimal versteht.

Mehr Kreativität

Durch wechselnde Sitznachbarn ist ein Austausch mit anderen Abteilungen möglich. Das fördert neue Ideen.

Besseres Teamgefühl

Die typische „Gruppenbildung“ wird vermindert und man schaut gezwungenermaßen öfter mal „über den Tellerrand“ hinaus. Das führt zu einem insgesamt besseren Miteinander.

Zeit-Aufwand

Die Mitarbeitenden müssen abends ihre persönlichen Gegenstände wegräumen und morgens wieder auspacken. Zudem kosten Suchen oder Buchen der Arbeitsplätze Zeit.

Weniger Wohlfühlfaktor

Manche Mitarbeiter fühlen sich wohler, wenn sie feste Plätze haben, an denen sie es sich gemütlich machen können.

Möglicher Stressfaktor

Wechselnde Sitznachbarn und die Notwendigkeit täglich an die Reservierung eines Tisches zu denken, können Stress auslösen.

Anforderungen an Technik und Barrierefreiheit

Möglicherweise sind zunächst Investitionen in die Technik nötig, damit jeder an jedem Tisch arbeiten kann. Auch ist Desk-Sharing für körperlich eingeschränkte Mitarbeitende unter Umständen schlecht geeignet, wenn nicht alle Arbeitsplätze gleichermaßen gut erreichbar sind.

Bei der mbw funktioniert das Desk-Sharing inzwischen gut. Nur in puncto Sauberkeit ermahnen sich die Kolleginnen und Kollegen gelegentlich gegenseitig zu mehr Engagement.

Die Chefin selbst macht übrigens auch mit beim Desk-Sharing und verzichtet auf ein eigenes Büro, obwohl sie jeden Tag im Büro ist und nie im Home-Office arbeitet. „Ich buche mich dann oft mehrere Tage hintereinander am selben Tisch ein, weil ich so ein Gewohnheitstier bin“, meint sie und gesteht: „Manchmal vergesse ich dann auch meinen Platz zu räumen, wenn ich am nächsten Tag woanders sitze“. Von der Marwitz sieht im Konzept des Desk-Sharings hauptsächlich die Vorteile. Vor allem eines fehlt ihr nicht: „Dass nicht mehr überall so viele persönliche Dinge auf den Tischen stehen, finde ich gut“, so die Geschäftsführerin schmunzelnd. „Es sieht jetzt alles etwas ordentlicher aus“.

Caroline von der Marwitz, Geschäftsführerin, hbw Haus der Bayerischen Wirtschaft, Leiterin Digitale Dienste, Unternehmenskommunikation

Ihre Ansprechpartnerin

Caroline von der Marwitz
Geschäftsführerin

+49 89 551 78-367
caroline.marwitz@mbw-team.de

Das sollte man beim Desk-Sharing beachten

Damit das Desk-Sharing gut funktioniert, sollten Unternehmen einige Punkte beachten

  • Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten frühzeitig in die Entscheidung und Planung mit einbezogen werden
  • Technisch muss der Zugriff auf alle nötigen Ressourcen an allen Arbeitsplätzen möglich sein
  • Alle Teammitglieder sollten einen eigenen Laptop und im besten Fall auch ein eigenes Headset bekommen
  • Alle Arbeitsplätze sollten mit dem gleichen Equipment ausgestattet sein, dazu gehören im Optimalfall eine Docking-Station, mindestens ein Monitor, sowie Tastatur und Maus
  • Vor allem in größeren Teams ist ein gutes System nötig, um die Arbeitsplätze zu verwalten
  • Es muss Stauraum für Unterlagen, Büromaterialien und persönliche Gegenstände geben, beispielsweise in beweglichen Containern, Boxen oder auch (abschließbaren) Fächern in Schränken
  • Da Menschen unterschiedlich groß sind, sollten Schreibtische, Bürostühle und Monitore höhenverstellbar sein
  • Abends müssen die Tische sauber und aufgeräumt hinterlassen werden
  • Die Buchung der Plätze sollte rechtzeitig im Voraus erfolgen
Abonnieren Sie den Newsletter der mbw.