Mit Weitsicht und Struktur
Veranstaltungen erfolgreich organisieren
Tagungen, Kongresse, Hauptversammlung oder andere Veranstaltungen sind eine einzigartige Gelegenheit, Menschen zusammenzubringen. Doch damit das Event zum Erfolg wird, ist eine sorgfältige Planung nötig.
Ein gelungenes Event ist mehr als nur eine Ansammlung von Programmpunkten. Es ist ein Erlebnis, das bei den Teilnehmerinnen und Teilnehmern in Erinnerung bleibt. Vorausgesetzt, es ist gut organisiert! Mit einem strukturierten Ansatz und den richtigen Schritten wird jede Veranstaltung – ob virtuell, hybrid oder in Präsenz – zu einem unvergesslichen Event.
Erfolgreiche Eventplanung – Tipps vom Veranstaltungsexperten
Damit Veranstaltungen in München oder an anderen Orten zum Erfolg werden, haben wir immer auch die Details im Blick und setzen auf eine sorgfältige Planung. Generell sind die folgenden Kernbereiche der Veranstaltungsplanung zu berücksichtigen:
- Das Briefing: In einem ersten Schritt sollten Sie einen Termin mit allen Beteiligten vereinbaren, um die Anforderungen und Ziele Ihrer Veranstaltung zu klären. Welche Art von Veranstaltung wird geplant? Gibt es spezifische Wünsche oder Herausforderungen? Ein gründliches Briefing schafft die Grundlage für eine klare Planung und vermeidet spätere Missverständnisse.
- Die Location: Für Veranstaltungen in München oder in anderen Städten gibt es zahlreiche Veranstaltungsräume, die sich für unterschiedlichste Formate eignen. Falls Ihre Veranstaltung nicht in den eigenen Räumen stattfinden soll, ist eine gründliche Location-Recherche essenziell. Überlegen Sie dabei: Passt die Größe des Veranstaltungsraums zur Teilnehmerzahl? Sind alle Kundenanforderungen, wie beispielsweise WLAN, erfüllt und stimmen die Lichtverhältnisse? Gibt es eine gute Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel?
- Die Technik: Veranstaltungen – egal ob in Präsenz, hybrid oder virtuell – erfordern eine zuverlässige technische Ausstattung. Abhängig von den Anforderungen Ihrer Veranstaltung müssen Sie Bühnentechnik sowie Kameratechnik und Streaming-Equipment bei hybriden und virtuellen Formaten bereitstellen.
- Ein detaillierter Ablaufplan: Ein professionell erstellter Ablaufplan ist das Herzstück jeder erfolgreichen Veranstaltung. Legen Sie darin fest, wann und wie die einzelnen Programmpunkte ablaufen. Dieser Plan dient allen Beteiligten – vom Technikteam bis zu den Moderatoren – als Leitfaden und sorgt dafür, dass das Event strukturiert und stressfrei abläuft.
- Catering und weitere Dienstleister: Das leibliche Wohl Ihrer Gäste trägt wesentlich zum Gesamterlebnis bei. Wählen Sie ein Catering, das den Geschmack und die Bedürfnisse Ihrer Teilnehmenden berücksichtigt. Neben dem Catering können weitere Dienstleister wie Fotografen, Maskenbildner, Mobiliar-Anbieter oder Hostessen für einen reibungslosen Ablauf angefragt werden.
- Branding und Dekoration: Ein Veranstaltungsraum in München kann durch individuelles Branding und passende Dekoration in einen einzigartigen Erlebnisort verwandelt werden. Von Firmenlogos auf Bannern bis hin zu kleinen Details wie personalisierten Namensschildern oder floralen Elementen auf den Tischen– Ihr Event sollte optisch stimmig und ansprechend gestaltet sein. Lesen Sie hier mehr zum Thema Veranstaltungsdekoration.
- Empfang und Registrierung: Ein professioneller Empfang ist der erste Eindruck, den die Teilnehmerinnen und Teilnehmer von Ihrer Veranstaltung erhalten. Stellen Sie sicher, dass die Registrierung gut organisiert ist und die Gäste freundlich willkommen geheißen werden.
- Die Eventdurchführung: Am Tag des Events geht es darum, alle Elemente nahtlos zusammenzuführen. Eine klare Kommunikation zwischen allen Beteiligten und ein zuverlässiges Event-Team sind entscheidend, um unvorhergesehene Herausforderungen zu bewältigen.
- Die Nachbereitung: Nach der Veranstaltung ist vor der Veranstaltung. Eine gründliche Nachbereitung hilft Ihnen, den Erfolg Ihres Events zu analysieren und wertvolles Feedback für zukünftige Planungen zu sammeln. Dazu gehört ebenfalls eine Auswertung der Teilnehmerrückmeldungen.
Fazit: Ein Erlebnis schaffen, das in Erinnerung bleibt
Die Planung von Veranstaltungen ist eine anspruchsvolle, aber lohnende Aufgabe. Mit einem strukturierten Plan, einem starken Fokus auf Details und einem engagierten Team schaffen Sie ein Event, das bei Ihren Gästen nachhaltig Eindruck hinterlässt.
Die erfahrenen Projektleiter der mbw helfen Ihnen dabei, Ihre Vision in die Realität umzusetzen und Ihre Veranstaltung zu einem unvergesslichen Erlebnis zu machen.