Hinter jeder erfolgreichen Veranstaltung stehen viele fleißige Helfer, die im Hintergrund die Strippen ziehen. Die Verantwortung übernimmt ein Projektleiter oder eine Projektleiterin. Aber was genau macht diesen Job eigentlich aus? Was gehört alles dazu und welche Vor- und Nachteile bringt diese Arbeit mit sich? Darüber hat unsere Redakteurin Janina Singer mit mbw-Projektleiterin Sabrina Bauer gesprochen.

Janina Singer: Ich weiß von dir, Sabrina, dass du Quereinsteigerin bist. Wie bist du dann eigentlich zu diesem Job gekommen?

Sabrina Bauer: Auf ein paar Umwegen. Ursprünglich habe ich Groß- und Außenhandelskauffrau gelernt. Zwischenzeitlich war ich dann auf deinem Kreuzfahrtschiff an der Rezeption tätig. Danach habe ich an einer Hochschule gearbeitet und dort nebenbei Events organisiert, beispielsweise das Semester-Opening. Und da habe ich mir dann gedacht: Davon möchte ich mehr haben!

Also, es war eigentlich eher ein Zufall?

Ja, ich habe dabei gemerkt, dass mir das ziemlich viel Spaß macht und dass es noch mehr gibt, als einfach nur am Schreibtisch Aufträge zu bearbeiten. Veranstaltungen zu organisieren ist eine großartige Mischung zwischen einem Bürojob und Tagen, an denen man zu Events fährt. Also man kommt auch mal raus und kann aktiv was tun. Und deswegen bin ich sehr froh, dass ich heute hier bin.

Ich finde es spannend, dass du auf einem Kreuzfahrtschiff warst. War ich auch mal, allerdings im Urlaub. Du hast da gearbeitet. Wie kann man sich das denn vorstellen?

Das kann man sich auf jeden Fall sehr stressig vorstellen. Man arbeitet sieben Tage die Woche und zehn bis 14 Stunden am Tag. Ich hatte an der Rezeption teilweise auch mit Beschwerden zu tun und habe so gelernt, mit schwierigen Kunden umzugehen. Also: Wenn man das mal gemacht hat, ist man danach auf jeden Fall sehr stressresistent.

Die Freizeit bleibt ein bisschen auf der Strecke, aber man kommt trotz allem auch ein bisschen rum.

Würdest du sagen, dass du aus dem Job auch was mitnehmen konntest, was dir jetzt hier bei deiner Arbeit hilft?

Auf jeden Fall! Danach ist man, glaube ich, auf so ziemlich alles vorbereitet, was in jedem Job irgendwie kommen kann. Man lernt schnell zu reagieren und auch eine gewisse Menschenkenntnis. Aber natürlich auch den Planungsaspekt, die Arbeit mit Listen, an die man sich hält und verschiedene Punkte am Ende zusammenzubringen.

Verschiedene Punkte zusammenzubringen – was meinst du damit, bezogen auf die Arbeit hier bei der mbw?

Als Veranstaltungsmanagerin hat man immer verschiedene Dienstleister, die man koordinieren muss. Angefangen damit, dass man Anfragen startet und die Angebote sammelt und auswertet. Am Veranstaltungstag ist man selbst dann der zentrale Dreh- und Angelpunkt, bei dem alles zusammenläuft. Man kümmert sich, wenn beispielsweise irgendein Dienstleister noch fehlt, und sorgt im Hintergrund dafür, dass alles reibungslos läuft.

Gibt es so etwas wie einen typischen Arbeitstag, den du beschreiben könntest?

Das ist tatsächlich ziemlich unterschiedlich. Wenn keine Veranstaltung ansteht, dann komme ich ganz normal morgens ins Büro, hole mir einen Kaffee und arbeite die E-Mails ab. Man weiß aber nie genau, was kommt, und es kann sein, dass ich meinen kompletten Tagesplan wieder verwerfe, weil vielleicht irgendwo ein Speaker ausgefallen ist. An den Tagen, an denen Veranstaltungen sind, hat man eigentlich im Idealfall am wenigsten Stress, weil dann alles zusammenläuft und man am Ende sieht, was man alles vorbereitet hat.

Ist das dann ein gutes Gefühl für dich, wenn du bei der Veranstaltung stehst und siehst: Es läuft alles, alles funktioniert, alle sind da?

Das ist der krönende Abschluss einer jeden Veranstaltung! Erstmal hat man natürlich wirklich Arbeit und schaut, dass alles läuft. Wenn dann die Veranstaltung vorbei ist und der Kunde sagt, dass alles gepasst hat... ja, da freue ich mich immer. Das ist der krönende Abschluss.

Was ist denn, wenn es nicht so funktioniert? Wie reagierst du dann?

Dann wird improvisiert! Vor allem muss man in dem Moment gelassen bleiben und gucken, an welchem Strang man ziehen muss. Wer könnte es wissen? Wo muss man ansetzen? Da hilft es, einen kühlen Kopf zu bewahren. Da entwickelt sich natürlich mit der Zeit auch eine Routine. Und am Ende funktioniert es dann meistens doch.

Was war denn da die skurrilste oder schwierigste Situation, an die du dich erinnern kannst, die größte Panne, die es gegeben hat?

Wir hatten mal eine Veranstaltung, bei der kein Tontechniker da war und auch die Präsentationen von den Speakern fehlten. Um beides hätte sich eigentlich ein Kooperationspartner kümmern sollen. Ich glaube, das war die sportlichste halbe Stunde, seit ich hier bin. Ich habe kurz überlegt, selbst Tontechnik zu lernen, aber ich hätte dafür gar keine Zeit gehabt, weil ich mit so vielen anderen Dingen beschäftigt war. Es kam dann auch noch ein Speaker, der seine Präsentation nicht auf einem Stick dabeihatte, sondern seinen Laptop anschließen wollte. Ein anderer Speaker fiel aus, es kam ein Ersatz-Speaker. Aber es hat am Ende alles funktioniert. Aus sowas lernt man dann, immer lieber noch einmal mehr nachzufragen! Und man ist hinterher stolz, wenn es doch funktioniert hat.

Wie habt ihr es denn gelöst? Wer hat die Tontechnik gemacht?

Vor Ort in der Location hat ein Tontechniker gearbeitet, der die Haustechnik kannte und zufällig Zeit hatte, einzuspringen. Da muss man auch Glück haben. Die Alternative wäre gewesen, dass jemand von unserem Technikpartner kommt. Der hätte allerdings von weiter her anreisen müssen. Wir haben auf jeden Fall alle Optionen abgeklappert, um es auf jeden Fall möglich zu machen.

Also langweilig scheint es bei dir nicht zu werden?

Nein, langweilig wird es bei mir nie, und das ist auch gut so.

Was sind denn die Vor- und Nachteile in dem Job? Wie würdest du das zusammenfassen?

Ein Nachteil könnte sein, dass man auch mal am Wochenende arbeiten muss oder mal längere Arbeitstage hat, wenn eine Abendveranstaltung ansteht. Vorteil ist: Es ist auf jeden Fall abwechslungsreich und man sieht mal was anderes. Ich persönlich fahre jedenfalls gerne mal raus. Für mich ist es eine richtig gute Mischung aus entspannten Bürotagen, vielleicht auch mal im Homeoffice, und Tagen mit mehr Action.

Was würdest du denn sagen, was sollte man für diesen Beruf unbedingt mitbringen? Vor allem an Eigenschaften, damit man für den Job geeignet ist und es einem auch Spaß macht.

Man sollte auf jeden Fall offen sein für alles Mögliche. Niemals das Interesse verlieren und fragen, fragen, fragen. Je mehr man weiß, desto mehr kann man im Hintergrund regeln. Ein gewisses Grundinteresse für Technik schadet auch nie. Flexibilität ist auf jeden Fall wichtig. Und natürlich auch die Bereitschaft, vielleicht mal außerhalb der Kernarbeitszeiten zu arbeiten. Ansonsten natürlich Stressresistenz. Und man darf sich nicht abschrecken lassen, wenn mal was daneben geht.

Wie wir schon gehört haben, bist du Quereinsteigerin. Wenn du nochmal von vorn anfangen würdest, würdest du es nochmal genauso machen oder würdest du sagen, es wäre eigentlich besser, wirklich den Beruf auch zu lernen?

Ich würde es nochmal genauso machen. Ich bin heute in diesem Job mehr als glücklich. Aber vielleicht hätte es sich ganz anders entwickelt, wenn ich es von Anfang an gelernt hätte. Vielleicht hätte ich mich dann von den Arbeitszeiten abschrecken lassen. Das weiß man ja vorher nie.

Und ich glaube, alle Stationen, die ich gehabt habe, haben letztendlich dazu geführt, dass ich da bin, wo ich heute bin.

Welchen Rat hast du für junge Menschen, die jetzt auch überlegen, diesen Beruf zu ergreifen?

Solange man noch in der Schule ist, sollte man so viele Praktika machen, wie möglich. Weil das die beste Möglichkeit ist, einfach mal reinzuschnuppern, zuzugucken und ein Gefühl dafür zu entwickeln, was einem denn gefallen kann. Ich bin dann ein großer Freund davon, erstmal eine Ausbildung zu machen und dann das Studium darauf aufzubauen. Aber wenn man schon weiß, dass man unbedingt in die Richtung will, dann kann man natürlich auch gleich studieren. Aber ganz wichtig sind Praktika!

Genau, Praktikanten haben wir hier in der MBW auch immer mal wieder, und die dürfen auch nicht nur Kaffee kochen.

Genau, ich verbiete es sogar immer, Kaffee zu kochen, weil ich sage, es gibt viel spannendere Sachen. Aber natürlich ist Kaffee auch wichtig!